Polityka Prywatności
POLITYKA PRYWATNOŚCI
PORADNIA360
https://poradnia360.pl
wersja obowiązująca od dnia 14.07.2026
§ 1. Postanowienia ogólne
Niniejsza Polityka prywatności (dalej: Polityka) określa zasady przetwarzania danych osobowych przez administratorów wskazanych poniżej w związku z korzystaniem z serwisu internetowego dostępnego pod adresem https://poradnia360.pl (dalej: Serwis) oraz w związku z zawieraniem i realizacją umów o świadczenie usług psychologiczno-pedagogicznych pod marką „Poradnia360” (konsultacje, diagnoza, terapia psychologiczna, pedagogiczna i logopedyczna, treningi umiejętności, interwencja kryzysowa, mediacje, superwizja oraz szkolenia i warsztaty), świadczonych stacjonarnie oraz online.
Dane osobowe przetwarzane są zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO) oraz z przepisami krajowymi wydanymi w jego wykonaniu.
Niniejsza Polityka spełnia jednocześnie obowiązek informacyjny, o którym mowa w art. 13 RODO. Jej udostępnienie przy zawieraniu umowy zastępuje odrębną klauzulę informacyjną dołączaną do umowy.
Polityka dzieli się na następujące części: część I dotyczy przetwarzania danych w związku z korzystaniem z Serwisu; część II.A - zawarcia i rozliczenia umowy o świadczenie usług; część II.B - udzielania pomocy psychologiczno-pedagogicznej; część III - zadań realizowanych na podstawie przepisów oświatowych. Przed skorzystaniem z usług prosimy o zapoznanie się z całością dokumentu.
§ 2. Administratorzy danych osobowych i dane kontaktowe
Administrator I - EDUKACJA360 Sp. z o.o.
EDUKACJA360 Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Łucka 13, 00-842 Warszawa, KRS 0001081345, NIP 5273093492, REGON 527463427 (dalej: Administrator I).
Administrator I jest operatorem Serwisu oraz organem prowadzącym poradnię; przetwarza dane w związku z korzystaniem z Serwisu, zawieraniem i rozliczaniem umów o świadczenie usług oraz prowadzeniem działań marketingowych.
Administrator II - Specjalistyczna Poradnia Psychologiczno-Pedagogiczna „Poradnia360”
Niepubliczna specjalistyczna poradnia psychologiczno-pedagogiczna prowadzona przez Administratora I, wpisana do ewidencji szkół i placówek niepublicznych (RSPO: 485184), świadcząca usługi w placówkach: Katowice, ul. Adama Mickiewicza 3; Kraków, ul. Lublańska 38; Warszawa, ul. Łucka 13; Gliwice, ul. Bohaterów Getta Warszawskiego 9 (dalej: Administrator II).
Administrator II jest odrębnym administratorem danych przetwarzanych w związku z diagnozą, udzielaniem pomocy psychologiczno-pedagogicznej, prowadzeniem terapii oraz wydawaniem opinii.
Dane kontaktowe
W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można skontaktować się z administratorami: pocztą elektroniczną: kontakt@poradnia360.pl; telefonicznie: +48 570 840 151; placówki: katowice@poradnia360.pl, krakow@poradnia360.pl, warszawa@poradnia360.pl, gliwice@poradnia360.pl. Administratorzy wyznaczyli wspólnego Inspektora Ochrony Danych, z którym można kontaktować się pod adresem e-mail: rodo@cosinus.pl lub korespondencyjnie na adres siedziby Administratora I.
§ 3. Część I - Przetwarzanie danych w związku z korzystaniem z Serwisu
Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem z Serwisu jest Administrator I.
Cele, podstawy prawne i okresy przechowywania
| Cel przetwarzania | Podstawa prawna | Okres przechowywania |
|---|---|---|
| Obsługa formularza kontaktowego i korespondencji elektronicznej | Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO - prawnie uzasadniony interes (udzielenie odpowiedzi na zapytania) | Do zakończenia korespondencji lub skutecznego sprzeciwu, nie dłużej niż 6 lat |
| Umówienie wizyty lub konsultacji za pośrednictwem formularza lub telefonu | Art. 6 ust. 1 lit. b) RODO - czynności na żądanie osoby przed zawarciem umowy | Do umówienia i realizacji wizyty, następnie zgodnie z Częścią II |
| Wysyłka newslettera i komunikatów marketingowych drogą elektroniczną | Art. 6 ust. 1 lit. a) RODO - zgoda, z uwzględnieniem art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej | Do czasu cofnięcia zgody |
| Analiza ruchu w Serwisie i statystyki (Google Analytics) | Art. 6 ust. 1 lit. a) RODO - zgoda (wyrażona dla plików cookies analitycznych) | Do sprzeciwu / cofnięcia zgody; w narzędziu Google – wg jego retencji |
| Ustalenie, dochodzenie i obrona przed roszczeniami | Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO - prawnie uzasadniony interes | 6 lat od zdarzenia będącego podstawą roszczenia |
| Obsługa żądań osób, których dane dotyczą | Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO - dokumentowanie realizacji praw | 6 lat od udzielenia odpowiedzi na żądanie |
Wymóg podania danych
Podanie danych w Serwisie jest dobrowolne. W zakresie formularza kontaktowego niepodanie danych uniemożliwia udzielenie odpowiedzi, a w zakresie umówienia wizyty - jej zorganizowanie. Subskrypcja newslettera wymaga wyrażenia zgody.
Odbiorcy danych
Hostingodawca serwerów i poczty; dostawca systemu newslettera; dostawca systemu do umawiania wizyt; podmiot prowadzący obsługę rachunkowo-księgową; Google Ireland Ltd. (Google Analytics) oraz Meta Platforms Ireland Ltd. (Meta Pixel) - jako odrębni administratorzy lub podmioty przetwarzające; organy publiczne uprawnione na podstawie przepisów. Powierzenie następuje na podstawie umów powierzenia (art. 28 RODO).
Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
W związku z narzędziami Google i Meta dane mogą być przekazywane do Stanów Zjednoczonych na podstawie decyzji wykonawczej Komisji Europejskiej C(2023) 4745 z dnia 10 lipca 2023 r. (EU-US Data Privacy Framework), której uczestnikami są te podmioty.
Pliki cookies i podobne technologie
Serwis wykorzystuje pliki cookies. Cookies niezbędne działają bez zgody (art. 399 ust. 3 Prawa komunikacji elektronicznej); cookies analityczne i marketingowe wykorzystywane są wyłącznie po wyrażeniu zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO w zw. z art. 399 i 400 Prawa komunikacji elektronicznej). Szczegóły określa odrębna Polityka cookies. Zgodę można w każdym czasie zmienić lub wycofać; nie wpływa to na możliwość korzystania z Serwisu.
Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie
Administrator I nie podejmuje decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływały na sytuację użytkownika (art. 22 RODO).
§ 4. Część II.A - Zawarcie i rozliczenie umowy o świadczenie usług
Administratorem danych w zakresie zawarcia i rozliczenia umowy o świadczenie usług jest Administrator I. Dotyczy to danych osoby zawierającej umowę (klienta pełnoletniego albo rodzica lub opiekuna prawnego działającego na rzecz dziecka).
Cele, podstawy prawne i okresy przechowywania
| Cel przetwarzania | Podstawa prawna | Okres przechowywania |
|---|---|---|
| Zawarcie i wykonanie umowy o świadczenie usług (konsultacje, diagnoza, terapia, trening, mediacje, superwizja, szkolenia) | Art. 6 ust. 1 lit. b) RODO - niezbędność do wykonania umowy | Okres obowiązywania umowy oraz do upływu terminu przedawnienia roszczeń (od 3 do 6 lat, w zależności od rodzaju roszczenia) |
| Realizacja obowiązków rachunkowych i podatkowych | Art. 6 ust. 1 lit. c) RODO - ustawa o rachunkowości; ustawa o VAT; Ordynacja podatkowa | 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku |
| Marketing bezpośredni własnych usług kierowany do klientów | Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO - prawnie uzasadniony interes | Do wniesienia sprzeciwu |
| Ustalenie, dochodzenie i obrona przed roszczeniami z umowy | Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO - prawnie uzasadniony interes | Do czasu przedawnienia roszczeń |
Wymóg podania danych
Podanie danych niezbędnych do zawarcia umowy (imię i nazwisko, dane kontaktowe, dane do rozliczeń) jest dobrowolne, lecz stanowi warunek zawarcia i realizacji umowy. Dane wymagane przepisami podatkowymi i rachunkowymi podawane są na podstawie obowiązku ustawowego.
Odbiorcy danych
Podmiot prowadzący obsługę rachunkowo-księgową i dostawcy oprogramowania księgowego; operator płatności; dostawca usług IT i hostingu; kancelaria prawna oraz obsługa windykacyjna - w zakresie roszczeń; organy publiczne (w szczególności podatkowe). Powierzenie następuje na podstawie umów powierzenia (art. 28 RODO).
§ 5. Część II.B - Udzielanie pomocy psychologiczno-pedagogicznej
Administratorem danych przetwarzanych w związku z merytorycznym świadczeniem usług - diagnozą, konsultacjami, terapią psychologiczną, pedagogiczną i logopedyczną, treningami umiejętności, interwencją kryzysową oraz mediacjami - jest Administrator II. Przetwarzane dane obejmują dane identyfikacyjne i kontaktowe, a w odniesieniu do osoby objętej pomocą - informacje o stanie zdrowia i rozwoju (dane szczególnych kategorii w rozumieniu art. 9 RODO), wyniki badań i obserwacji oraz treść wniosków i opinii.
Cele, podstawy prawne i okresy przechowywania
| Cel przetwarzania | Podstawa prawna | Okres przechowywania |
|---|---|---|
| Świadczenie pomocy (konsultacje, diagnoza, terapia, treningi, interwencja kryzysowa, mediacje) - dane zwykłe | Art. 6 ust. 1 lit. b) RODO - wykonanie umowy (klient pełnoletni jako strona umowy); a w odniesieniu do danych dziecka, na rzecz którego umowę zawarto - art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (prawnie uzasadniony interes polegający na wykonaniu umowy zawartej na rzecz dziecka) | Okres niezbędny do realizacji usługi oraz do przedawnienia roszczeń |
| Przetwarzanie danych o zdrowiu i rozwoju w ramach diagnozy, terapii, konsultacji, logopedii, interwencji i mediacji | Art. 9 ust. 2 lit. g) RODO (ważny interes publiczny) w zw. z art. 30a ust. 1 ustawy - Prawo oświatowe - w zakresie pomocy psychologiczno-pedagogicznej realizowanej jako zadanie poradni; w pozostałym zakresie (usługi poza zadaniami oświatowymi) - art. 9 ust. 2 lit. a) RODO (wyraźna zgoda, w przypadku dziecka wyrażona przez rodzica lub opiekuna prawnego) | Okres niezbędny do realizacji usługi oraz do przedawnienia roszczeń; w zakresie opartym na zgodzie - także po jej wycofaniu, do przedawnienia roszczeń (art. 9 ust. 2 lit. f) RODO) |
| Prowadzenie konsultacji lub zajęć online (wideokonferencja) - wizerunek i głos uczestnika | Art. 6 ust. 1 lit. a) RODO - zgoda (dobrowolne włączenie kamery lub mikrofonu) | Nie utrwalane ani nieprzechowywane; przetwarzanie ustaje z chwilą zakończenia transmisji |
| Ustalenie, dochodzenie i obrona przed roszczeniami | Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO oraz - w zakresie danych szczególnej kategorii - art. 9 ust. 2 lit. f) RODO | Do czasu przedawnienia roszczeń |
Wymóg podania danych
Podanie danych niezbędnych do świadczenia usługi jest dobrowolne, lecz warunkuje możliwość jej wykonania. Przetwarzanie danych o zdrowiu i rozwoju w ramach pomocy psychologiczno-pedagogicznej odbywa się na podstawie przepisów oświatowych i nie jest uzależnione od zgody. Zgody fakultatywne (np. przekazanie informacji szkole lub innemu specjaliście, nagranie zajęć online, komunikacja marketingowa) są w pełni dobrowolne; ich niewyrażenie lub wycofanie nie wpływa na zawarcie ani wykonanie umowy i nie pociąga za sobą żadnych negatywnych konsekwencji (art. 7 ust. 3 RODO).
Odbiorcy danych
Upoważnieni specjaliści Administratora II; dostawcy usług IT i hostingu oraz dostawca platformy do prowadzenia konsultacji i zajęć online - na podstawie umów powierzenia (art. 28 RODO); na pisemny wniosek osoby albo rodzica/opiekuna - przedszkole lub szkoła (odrębny administrator); kancelaria prawna; organy uprawnione na podstawie przepisów. Wizerunek i głos uczestnika zajęć online nie są udostępniane poza pozostałych uczestników danej sesji ani utrwalane, chyba że uczestnik wyrazi odrębną zgodę na nagranie przed jego rozpoczęciem.
Poufność
Osoby przetwarzające dane są zobowiązane do zachowania poufności na podstawie art. 30a ust. 2 ustawy - Prawo oświatowe oraz tajemnicy zawodowej właściwej dla wykonywanego zawodu.
§ 6. Część III - Zadania realizowane na podstawie przepisów oświatowych
W zakresie, w jakim Administrator II realizuje zadania określone w przepisach oświatowych, przetwarzanie odbywa się na podstawie art. 30a ust. 1 ustawy - Prawo oświatowe (Dz.U. 2025 poz. 1043), który uprawnia podmioty realizujące zadania oświatowe do przetwarzania danych w zakresie niezbędnym do ich realizacji.
Cele, podstawy prawne i okresy przechowywania
| Cel przetwarzania | Podstawa prawna | Okres przechowywania |
|---|---|---|
| Wydawanie opinii, do których poradnia jest uprawniona, oraz prowadzenie dokumentacji wymaganej prawem | Art. 6 ust. 1 lit. c) RODO; dane szczególnej kategorii - art. 9 ust. 2 lit. g) RODO - w zw. z art. 30a ust. 1 Prawa oświatowego | Rejestr opinii - przez okres prowadzenia działalności poradni oraz przez czas, w którym opinie mogą wywoływać skutki prawne lub podlegać weryfikacji co do autentyczności i treści (art. 30a ust. 1 Prawa oświatowego w zw. z art. 6 ust. 1 lit. f RODO);Dokumentacja indywidualna - okres niezbędny oraz do przedawnienia roszczeń |
| Przekazywanie danych do Systemu Informacji Oświatowej (SIO) | Art. 6 ust. 1 lit. c) RODO; dane szczególnej kategorii - art. 9 ust. 2 lit. g) RODO - w zw. z ustawą z 15.04.2011 r. o systemie informacji oświatowej | Zgodnie z przepisami o SIO |
Administrator II jako placówka niepubliczna wydaje wyłącznie opinie, do których jest uprawniony. Nie wydaje orzeczeń ani opinii o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju - wydają je wyłącznie zespoły orzekające działające w publicznych poradniach psychologiczno-pedagogicznych.
Wymóg podania danych
W zakresie zadań realizowanych na podstawie przepisów oświatowych obowiązek podania danych wynika z tych przepisów; ich niepodanie uniemożliwia wydanie opinii lub realizację obowiązku sprawozdawczego.
§ 7. Prawa osób, których dane dotyczą
W związku z przetwarzaniem danych przez Administratora I lub Administratora II przysługują następujące prawa; w imieniu dziecka wykonują je rodzice lub opiekunowie prawni. Żądania kieruje się na adresy kontaktowe wskazane w § 2.
- prawo dostępu do danych i uzyskania ich kopii (art. 15 RODO);
- prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO);
- prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO) - z wyłączeniem zakresu niezbędnego do wywiązania się z obowiązku prawnego (art. 17 ust. 3 lit. b) albo do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń (art. 17 ust. 3 lit. e);
- prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO);
- prawo do przenoszenia danych - o ile przetwarzanie opiera się na zgodzie lub umowie i odbywa się w sposób zautomatyzowany (art. 20 RODO);
- prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f) RODO; sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego jest bezwarunkowo skuteczny (art. 21 RODO);
- prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem (art. 7 ust. 3 RODO);
- prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa (art. 77 RODO).
Odpowiedzi udzielane są bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca od otrzymania żądania; termin może zostać przedłużony o dwa miesiące z uwagi na skomplikowany charakter lub liczbę żądań (art. 12 ust. 3 RODO).
§ 8. Bezpieczeństwo danych osobowych
Administratorzy stosują odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę danych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem lub ujawnieniem, w szczególności: szyfrowanie transmisji (SSL/TLS) i nośników, kontrolę dostępu i nadawanie upoważnień, kopie zapasowe, rejestrowanie zmian oraz zobowiązanie osób przetwarzających dane do zachowania poufności (art. 30a ust. 2 Prawa oświatowego oraz tajemnica zawodowa).
§ 9. Zmiany Polityki prywatności
Administratorzy zastrzegają prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce, w szczególności w związku ze zmianami przepisów, wytycznych organów nadzorczych lub zakresu działalności. Aktualna wersja jest zawsze dostępna w Serwisie; o istotnych zmianach administratorzy poinformują z odpowiednim wyprzedzeniem - pocztą elektroniczną lub komunikatem w Serwisie.